Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Документы при смене главного бухгалтера

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Увольнение главного бухгалтера проводится согласно нормам трудового права, и специальные документы при смене главного бухгалтера не предусмотрены за исключением некоторых особых случаев. Бухгалтер может быть уволен на тех же основаниях, которые предусмотрены для других наемных работников.

Если бухгалтер увольняется по собственному желанию, то он пишет в адрес руководства соответствующее заявление, а решением об увольнении становится приказ руководителя юрлица.

Следует заметить, что в ситуации освобождения от должности главного бухгалтера и назначении нового является обязательной процедура сдачи и приема дел. Если уже назначен на должность новый главный бухгалтер, передача осуществляется ему, если нет, то руководителю, или специально уполномоченному им лицу (лицам). В связи с этим необходимо, чтобы руководителем был издан соответствующий приказ (решение) о проведении соответствующей процедуры.

Документы при осуществлении процедуры передачи и приема дел

В настоящее время нет специального правового документа, регулирующего передачу дел от бывшего бухгалтера новому.

Любое юрлицо правомочно самостоятельно разработать и утвердить соответствующие правила, в основу которых положить общие требования законодательства о бухгалтерском учете.

На практике при передаче и приеме дел составляется Акт, в котором приводятся переданные и принятые материалы, печати, ключи и документы.

При смене главного бухгалтера важно наиболее точно и внимательно привести весь перечень документов. Для удобства их лучше сгруппировать по категориям.

В акте при смене главного бухгалтера должны найти отражение выявленные недостатки, недочеты, ошибки, недостачи и другие негативные моменты, а также отношение к ним бывшего бухгалтера с предоставлением ему права дать соответствующие объяснения. Акт при смене главного бухгалтера утверждает лицом, принявшим решение о смене главного бухгалтера.

Как правило, при смене главного бухгалтера проводятся инвентаризации, а в крупных организациях аудиторские проверки.

Документы при смене главного бухгалтера, связанные с передачей и приемом дел, позволяют разграничить ответственность бывшего и нового бухгалтера.

Уведомление о смене главного бухгалтера

Ни один из нормативно-правовых актов не предусматривает обязанности организации отсылать в налоговый орган уведомление о смене главбуха.

В отличие от ситуации с руководителем, заявление о смене главного бухгалтера также не подается.

Вместе с тем, поскольку главбух ставит подпись в отчетных налоговых документах, во избежание конфликтов руководитель может сообщить в произвольной форме о произошедшей смене. Это же касается иных организаций, например внебюджетных фондов.

Речь о подаче заявления о смене главного бухгалтера с другой формулировкой может идти только в том случае, если он является участником организации.

Уведомление банка

Без уведомления банка в ситуации смены главбуха не обойтись, иначе остановится вся финансовая деятельность организации.

Банки стараются придерживаться общего пакета документов, которые требуются при смене главбуха, но лучше точный перечень уточнять в обслуживающем банке.

Примерный перечень будет выглядеть таким образом:

  • сопроводительное РїРёСЃСЊРјРѕ (РґРІР° экземпляра);
  • РєРѕРїРёРё приказов РѕР± увольнении старого бухгалтера Рё назначении РЅРѕРІРѕРіРѕ;
  • новая карточка, содержащая образцы подписей лиц, правомочных распоряжаться счетом, Рё оттиск печати юрлица (нотариально оформленная);
  • РєРѕРїРёСЏ паспорта назначенного главбуха.

Все копии заверяются руководителем, они должны содержать его полные фамилию, имя и отчество, подпись и фразу «копия верна». На копиях должна присутствовать дата и печать юрлица.

Наши специалисты готовы также проконсультировать Вас по порядку смены состава участников общества и по другим вопросам, связанным с изменениями в организации.

Источник: http://www.regi-centr.ru/dokumenty-pri-smene-glavnogo-buxgaltera/

План действий при смене главбуха

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

В действующих положениях ТК РФ нет четких требований о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально

Главный бухгалтер — такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.

При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.

Довольно распространен вопрос — должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.

Этапы передачи дел главного бухгалтера

Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.

Этап первый — приказ руководителя о передаче дел

В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:

  • причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
  • период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
  • перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
  • сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов — увольняющемся главном бухгалтере;
  • сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером — указать нужно именно его);
  • сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
  • дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.

Этап второй — завершение текущих рабочих процессов

До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.

Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.

Этап третий — проведение инвентаризации

Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухучете». Инвентаризацию финансов проводят и по кассе, и по расчетным счетам организации.

Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.

По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.

Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Этап четвертый — проверка бухгалтерии

Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.

Чтобы не запутаться во множестве нюансов, принято за правило проверять следующие документы финансового состояния, отчетности и учета:

  • учредительная документация;
  • учетная политика организации, система документооборота;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и 3 предыдущих года;
  • расчетные бумаги, выписки из банков, договоры с выделенными суммами денежных средств,
  • материалы прошлых проведенных инвентаризаций;
  • акты налоговых, аудиторских и иных проверок за последние 3 года;
  • сведения о хищениях, недостачах, растратах;
  • материалы текущих судебных разбирательств компании с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Этап пятый — подготовка акта приема-передачи

В действующих законодательных положениях нет утвержденной формы акта приема-передачи, поэтому формируется он в свободной форме и должен отражать текущее положение дел в компании на момент передачи полномочий с полной описью передаваемых документов. Если документов очень много, опись формируется отдельно с пометкой об этом в самом акте.

Акт подписывается бывшим главным бухгалтером и лицом, вступающим в эту должность. Если же увольняющийся главбух отказывается подписывать документ, нужно подготовить акт об отказе и заручится подписями двух свидетелей этого факта.

Акт приемки-передачи — довольно значимый документ для вступающего в должность нового главбуха. Он может стать гарантом при отстаивании своих прав, например, при недостаче и неправильном оформлении документов бухучета.

Поэтому к его формированию нужно подойти со всей ответственностью. В частности, в акте обязательно должна фигурировать дата передачи документов, быть перечислены все принимаемые документы с их полным наименованием и датой составления.

Недостающие документы, обязанные вестись по правилам бухучета, лучше вынести в отдельный список или сделать отметку об этом в самом акте.

Также в акте обязательно нужно отразить обнаруженные ошибки расчетов, недочеты в оформлении первички, налоговой документации.

Готовый документ должен быть утвержден и подписан руководителем компании, при наличии в акте также ставится круглая печать.

Кого уведомить о смене главного бухгалтера?

В первую очередь о смене главбуха нужно уведомить обслуживающий организацию банк. Связано это с необходимостью замены банковской карточки компании, в которой отражены образцы подписей. Внебюджетные фонды и налоговиков по закону уведомлять необязательно.

Однако если главбух в учредительных документах указан как лицо, наделенное правом действовать от имени компании без доверенности, то и налоговиков, и ПФР, и ФОМС, и ФСС придется уведомить письмом, составленным в свободной форме.

Законом не оговорены сроки такого уведомления, однако сделать это лучше как можно скорее с момента назначения нового главбуха.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/851-plan-deystviy-pri-smene-glavbuha

Смена главного бухгалтера и передача дел + акт передачи документов

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

НарушениеШтраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/

Письмо о смене главного бухгалтера образец

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д.Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к.

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами.

Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами.Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Уведомление о смене главного бухгалтера

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя.

Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным.

Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать Последний вариант предпочтительнее, т.к.

Он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон.

Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде.

Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России.

С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Каждое юридическое лицо имеет банковские реквизиты. Без расчётного счёта усложняется процесс уплаты налогов и ведение расчётов, увеличивается нагрузка на кассу.

Счёт не является постоянным реквизитом компании, как ИНН или КПП.

Как правильно составить Предприятие для кредитной организации является таким же клиентом, как и физическое лицо.

За ним сохранено право смены банковского счёта внутри банка (закрытие старого и открытие нового) или перехода для обслуживания в другой банк.

В любом случае встаёт вопрос, как написать информационное письмо о смене банковских реквизитов для заинтересованных лиц.

Как правильно составить деловое письмо о сотрудничестве?

Если обязательность банковского обслуживания юридического лица является спорным вопросом российской юридической литературы, то обязательность уведомления о смене реквизитов контрагентов обсуждению не подлежит. Согласно сложившемуся в России деловому обычаю, организация направляет заинтересованным лицам письмо о смене банковских реквизитов.

Обязательство уведомить контрагента содержит статья 165.1 Гражданского кодекса (часть первая).

Кодекс определяет данную категорию информации как «юридически значимое сообщение, влекущее последствия для другого лица».

Как видно, круг адресатов информационного письма определён законодателем максимально широко.

Ими могут стать: Письмо об изменении банковских реквизитов организации следует отправить в надлежащий срок, так как соответствующие обязательства возникают у адресата только после получения новых реквизитов. Отдельных требований к этому виду корреспонденции не установлено.

Ваши права
Добавить комментарий